(目的)

第1条　この規程は、市民課並びに堀之内市民サービスコーナー、湯之谷市民サービスコーナー、広神市民サービスコーナー(以下「市民サービスコーナー」という。)、北部事務所及び北部事務所入広瀬分室(以下「北部事務所等」という。)における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(事務処理の基本方針)

第3条　戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(保護管理者の設置)

第4条　戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護の統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。

(保護管理者の職務)

第5条　保護管理者は、戸籍データの管理の状況及び関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。

(端末管理者の設置)

第6条　保護管理者は、端末装置の適正な管理をするため、端末装置管理責任者(以下「端末管理者」という。)を置く。

(戸籍データ保護)

第7条　保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、棄損等を防止するために必要な措置を講じなければならない。

(記録媒体の管理)

第8条　保護管理者は、戸籍情報システムによる事務処理に当たり、次の各号に定めるところより適正に管理しなければならない。

(出力帳票の管理)

第9条　保護管理者は、出力帳票を次の各号に定めるところにより適正に管理しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第10条　端末管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に管理しなければならない。

(パスワードの管理)

第11条　保護管理者は、端末装置取扱者指定台帳(様式第1号)を備え、端末装置の取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び業務範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワード(以下「パスワード」という。)を設定し、書面(様式第2号)により付与しなければならない。

(パスワードの秘密)

第12条　取扱職員は、パスワードの入出力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。

(取扱状況)

第13条　保護管理者は、端末管理者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(端末装置の操作)

第14条　端末装置の操作は、取扱職員以外の者が使用してはならない。

(機器、ソフトの保管)

第15条　保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器、ソフトウェア等を管理しなければならない。

(研修等の実施)

第16条　保護管理者は、戸籍事務を取り扱う職員及び端末管理者に対し、戸籍情報システムに関する必要な教育及び訓練を実施しなければならない。

(戸籍データ等の外部への提供制限)

第17条　戸籍データ等は、法令に定めがあるときを除き、外部に提供してはならない。