○魚沼市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要綱
平成18年11月1日
告示第150号
(趣旨)
第1条 この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務等についての取扱いを定めることにより、個人のプライバシー及び基本的人権を保護し、適正な管理と円滑な事務処理を行うため、必要な事項を定めるものとする。
(閲覧の対象)
第2条 閲覧の対象は、法第11条第1項及び同法施行令(昭和42年政令第292号)第14条の規定に基づいて作成する住民基本台帳の一部の写し(以下「住民票補助台帳」という。)によるものとする。ただし、ドメステック・バイオレンス、ストーカー行為等、児童虐待及びこれらに準ずる行為の被害者で支援措置を受けている者を除くものとする。
2 住民票補助台帳には、次の各号に掲げる事項を記載する。
(1) 住所
(2) 氏名
(3) 出生の年月日
(4) 男女の別
3 住民票補助台帳の改製は、9月末、3月末の年2回とする。
(平25告示126・一部改正)
(閲覧の種類)
第3条 閲覧の種類は、次のとおりとする。
(1) 公用閲覧
法第11条第1項の規定による公用の閲覧をいう。
(2) 公用閲覧以外の閲覧
前号に規定する公用閲覧に該当するもの以外の閲覧で、次に掲げる閲覧をいう。
ア 統計調査、世論調査、学術研究その他の調査研究のうち、公益性が高いと認められるもの
イ 公共的団体が行う地域住民の福祉の向上に寄与する活動のうち、公益性が高いと認められるもの
ウ 営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち、訴訟を提起する際に相手方の居住関係を確認する場合及び閲覧以外に確認の方法がなく、市長が特別に認めるもの
(平31告示7・一部改正)
2 閲覧申出書に記載する事項は、次のとおりとする。
(1) 申出者の氏名及び住所(法人の場合は、法人の名称、代表者又は管理人の氏名及び主たる事務所の所在地)
(2) 閲覧事項の利用の目的
(3) 閲覧者の氏名及び住所
(4) 閲覧事項の管理の方法(閲覧事項の保管方法、同廃棄の方法・時期等)
(5) 申出者が法人の場合にあっては、当該法人の役職員又は構成員のうち閲覧事項を取り扱う者の範囲
(6) 法第11条の2第1項第1号に掲げる活動に係る申出の場合にあっては、調査研究の成果の取扱い及び実施体制
(7) 申出に係る住民の範囲(閲覧請求に係る住民の地区、年齢等の対象範囲、予定件数等)
(8) 委託を受けて閲覧の申出を行う場合にあっては、委託者の氏名又は名称及び住所
(9) 閲覧の希望日
(10) その他必要事項(転記書類の使用方法、使用期間等)
3 閲覧申出者が誓約する事項は、次のとおりとする。
(1) 閲覧により知り得た事項は、前項第2号の規定により記載した目的以外には使用しない。
(2) 閲覧により取得した個人情報は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)の規定に従い、慎重に取扱い、適正に管理する。
(3) 転記した書類は、閲覧後1年以内に焼却又はシュレッダー等で確実に処分する。また、転記した書類からコンピューター等に入力している場合には、そのデータについても同時に消去する。
(4) 閲覧により知り得た事項の一切の責任は、閲覧申出者が負う。
(5) 利用目的等を本人の知りうる状態におく。
2 前項に規定する公文書には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 当該国又は地方公共団体の機関の名称及び所在地
(2) 請求事由。ただし、当該請求が犯罪捜査に関するものその他特別の事情により請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難であるものにあっては、困難である理由
(3) 閲覧者の職名及び氏名
(4) 請求に係る住民の範囲(閲覧請求に係る住民の地区、年齢等の対象範囲、予定件数等)
(5) 法令で定める事務の責任者の職名及び氏名
(平31告示7・一部改正)
(閲覧請求等の提出期限)
第6条 閲覧の申出及び請求書は、閲覧日の1週間前までに提出し、許可を受けるものとする。ただし、市長が認める場合はこの限りでない。
(閲覧者の本人確認)
第7条 閲覧にあっては閲覧者に対し、次に掲げる身分証明書の他、必要に応じて本人確認書類の提示を求め、公用閲覧の場合を除き、当該確認書類を複写するものとする。
(1) 個人 公的機関が発行する住民基本台帳カード若しくは個人番号カード又は旅券、運転免許証等(住民異動届審査時の本人確認書類と同じ)
(2) 法人 閲覧者の身分証明書又は本人確認書類
(3) 国・地方公共団体 身分証明書(職員証)
(4) 弁護士等八業士 統一請求用紙及び身分証明書等
(5) 報道機関 身分証明書等
(6) 学術研究機関 身分証明書等
(平31告示7・一部改正)
(閲覧事由の確認)
第8条 閲覧申出書の提出の際、閲覧事由を確認するために、次の書類を添付させるものとする。
(1) 閲覧申出者である法人等の概要の分かる資料(法人登記、事業所概要等)
(2) 個人情報保護法を踏まえた事業者の対応の分かる資料(プライバシーポリシー等)
(3) 閲覧事由が世論調査、市場調査等の送付等の場合は、閲覧情報を利用して配布する広告、案内状、アンケート用紙等の資料
(4) 委託調査の場合は、委託関係の分かる資料(委託契約書・誓約書等)
(閲覧に応じない場合)
第9条 次に掲げる事由のいずれかに該当する場合は、閲覧に応じないことができる。
(1) 公益性が高いと認められないとき。
(2) プライバシーの侵害につながるおそれがあると認めるとき。
(3) 差別的事象につながるおそれがあると認めるとき。
(4) 職務に支障があると認めるとき。
(5) 天災等により住民基本台帳が亡失し、又は毀損したと認めるとき。
(6) 閲覧した事項を不当な目的に使用されるおそれがあると認められるとき。
(7) 閲覧請求の目的及び理由が社会通念上、相当と認められる必要性又は合理性がないと認められるとき。
(8) 住民名簿を作成し、これを不特定多数の者に頒布、販売するような行為を行うおそれがあると認めるとき。
(9) 閲覧に際して、職員の指示に従わないと認めるとき。
(10) 申出者が、閲覧手数料を納付しないとき。
(11) 多数の者が一時に閲覧を請求し、その使用が競合したとき。
(12) パソコン、写真撮影又は複写機を用いての閲覧請求や複写機能を有する機器類を持ち込んでの閲覧をしようとするとき。
(13) 閲覧者が身分等を詐称していることが認められるとき。
(14) 前各号に定めるもののほか、当該請求を拒むに足りる相当な理由があると認められるとき。
(閲覧の方法等)
第10条 第7条第1項各号に規定する閲覧者は、指定された場所において閲覧する。なお、閲覧は、住民票補助台帳からの転記とする。
3 閲覧中は、収録音機器、コンピューターその他情報の記録ができる機器及び携帯電話その他外部と通信ができる機器を使用しないものとする。
(閲覧することができない日)
第11条 閲覧することができない日は、次に掲げるとおりとする。ただし、市長が特に必要があると認める場合は、臨時にこれを変更することができる。
(1) 月曜日及び金曜日
(2) 日曜日、土曜日及び国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日
(3) 12月29日から翌年1月3日までの日(前号に掲げる日を除く。)
(閲覧制限)
第12条 閲覧できる時間は、午前9時から午後0時まで及び午後1時から午後4時30分までとする。ただし、市長が特に必要があると認める場合は、臨時にこれを変更することができる。
2 閲覧できる団体数は、1日につき1団体とする。
3 閲覧できる人数は、2名以内とする。
(閲覧の中止)
第13条 第9条に規定する各号のいずれかに該当する場合は、閲覧を中止させることができる。
(閲覧終了後の確認)
第14条 閲覧が終了したときは、転記された事項について、その内容を審査するとともに、複写等の控えを取り、保管するものとする。
(閲覧手数料の精算)
第15条 第4条に規定する閲覧の申出者は、閲覧終了後、魚沼市手数料徴収条例第2条により、住民基本台帳閲覧記載用紙(様式第6号)に転記した件数で精算するものとする。
(過料による処分)
第16条 法第51条に規定する偽りその他不正の手段による閲覧、目的外利用・第三者提供の禁止に対する違反があった場合については、住所地を管轄する簡易裁判所にその旨を通知する。なお、過料に処せられた場合は、その後1年間その者からの閲覧請求に応じないものとする。
(報告徴収)
第17条 閲覧の請求事由が世論調査、市場調査等の場合は、請求者に対して、調査報告書等の成果物又はその写しの提出を求めることができる。
(公表)
第18条 市長は、法第11条第3項及び第11条の2第12項の規定により、毎年1月に住民基本台帳の一部写しの閲覧の状況について、掲示板にて公表(様式第7号)するものとする。
(法によらない請求)
第19条 警察又は裁判所等が刑事訴訟法(昭和23年法律第131号)第197条第2項に基づく「捜査関係事項照会書」を持参した場合及び自衛隊法(昭和29年法律第165号)を根拠とした法によらない請求については、この要綱は適用しないものとする。
附則
1 この要綱は、平成18年11月1日から施行する。
2 「魚沼市住民基本台帳の閲覧に伴う取扱基準」(平成17年4月11日施行)は、廃止する。
附則(平成19年10月1日告示第103号)
この要綱は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成25年12月3日告示第126号)
この要綱は、平成25年12月3日から施行する。
附則(平成31年1月28日告示第7号)
この要綱は、公布の日から施行する。
(平25告示126・一部改正)
(平19告示103・一部改正)
