○魚沼市立学校文書取扱規程
平成16年11月1日
教育委員会訓令第6号
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、魚沼市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の処理及び作成に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 学校において職員が職務上作成し、又は取得したすべての書類をいい、図面、写真、帳簿類又はファクシミリで受信した書類及び電子情報で出力されたすべての文書をいう。
(2) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
(3) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。
(文書の処理及び作成の原則)
第3条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常に、その処理経過を明らかにし、学校事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
2 文書は、易しく分かりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。
(校長の職責)
第4条 校長は、常に職員に対して文書の処理及び作成を習熟させ、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、事務処理の促進に努めなければならない。
(文書主任)
第5条 学校に文書主任を置く。
2 文書主任は、主査及び、主任をもって充てる。ただし、相当職がいない場合は、校長が指定する者をもって充てる。
3 文書主任は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(2) 文書の処理の促進に関すること。
(3) 文書の審査に関すること。
(4) 職員以外の者に対する文書の閲覧事務に関すること。
(5) その他文書事務に関すること。
4 文書主任は、文書係を兼ねることができる。
(文書係)
第6条 学校に文書係を置く。
2 文書係は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理、保管、保存、廃棄及び引継ぎに関すること。
(文書の収受及び配布)
第7条 文書は、文書係において収受するものとする。
2 職員が直接受領したときは、速やかに文書係に回付しなければならない。
3 文書係は、次のとおり文書を受理し配布するものとする。
(1) 開封した文書は、その余白に受付印及び回覧印を押印し、文書受理簿に所要事項を記載する。
(2) 文書は、校長の閲覧を受ける。
(3) 閲覧を受けた文書を各担当者に配布する。
(4) 親展文書等は開封せず、当該職員に配布する。
4 軽易な文書、冊子その他これに類する印刷物及び校長が指示した文書は、文書受理簿の記載を省略して配布することができる。
(配布文書の処理)
第8条 校長は、文書を閲覧したときにその処理方針を定め、担当者に指示し、速やかに処理をさせなければならない。
2 文書の配布を受けた担当者は、期限までに速やかに起案、供覧その他必要な処置をとらなければならない。
(起案)
第9条 事案の処理は、原則として起案によって行わなければならない。
2 起案の方法は、校長が別に定めるものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、軽易な事案については、校長の指示を受けて事案の処理をすることができる。
(決裁)
第10条 起案文書は、関係職員の合議を経た後校長の決裁を受けるものとする。
(浄書)
第11条 決裁を終えた文書は、特に指示のある場合を除き、起案者において直ちに浄書し、決裁文書と照合の上、発送等の手続をとらなければならない。
(文書の発信者)
第12条 文書は、特に定めがあるものを除くほか、校長名を用いるものとする。ただし、軽易な事項については、当該学校名を用いることができる。
(文書の記号及び番号)
第13条 発送する文書には、別に定める記号及び文書発送簿による発送番号を付すものとする。ただし、軽易な文書については、記号及び発送番号を省略することができる。
(公印及び契印)
第14条 発送する文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、公印を省略することができる。
2 契印は、法令等の定めのある場合を除き、原則として省略するものとする。
(文書の発送)
第15条 文書を発送するときは、文書発送簿に、発送年月日、あて先及び件名を記載し、その処理経過を明らかにしなければならない。
(文書整理の原則)
第16条 文書は、分類して整理し、必要なときは、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとるとともに、重要なものは非常災害時に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
(文書の整理保管)
第17条 完結文書は、別に定める学校文書分類基準表に基づき整理し、所定の場所に保管するものとする。
2 未完結文書は、担当者において保管し当該文書の所在を明らかにしておかなければならない。
(保存期間)
第18条 完結文書の保存期間は、学校文書分類基準表による。ただし、学校文書分類基準表に定めのない場合は、校長が定めるものとする。
2 校長は、保存期間を決定するに当たっては、利用度及び重要度を考慮し、必要最小限の年数にするよう考慮しなければならない。
3 保存年限の起算日は、文書処理の完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年により保存する必要がある文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日とする。
(保存文書の閲覧又は借覧)
第19条 保存文書を閲覧又は借覧しようとするときは、文書主任にその旨を申し出て承認を得るものとする。
(保存文書の持出し)
第20条 保存文書は、校長の承認を受けた場合以外は、校外に持ち出してはならない。
(保存文書の廃棄)
第21条 保存文書が保存期間を経過したときは、文書係が校長の決裁を経て廃棄処分する。ただし、特に必要があると認められるものについては、保存期間を延長することができる。
2 廃棄文書のうち、内容が他に漏れては支障があると認められるものは、裁断、焼却等適当な処置をとらなければならない。
(文書の公開及び開示)
第22条 文書の公開及び開示は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び魚沼市情報公開条例(平成16年魚沼市条例第13号)の規定に基づいて行うものとする。
(令5教委訓令3・一部改正)
(その他)
第23条 この規程に定めるもののほか、校長は、学校における文書事務の取扱い及び管理の細目に関し必要な事項について、別に定めることができる。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成16年11月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の日の前日までに、合併前の湯之谷村立小・中学校文書取扱規程(平成14年湯之谷村教委訓令第2号)、広神村立小・中学校文書取扱規程(平成14年広神村教育委員会規程第2号)又は守門村立小・中学校文書取扱規程(平成14年守門村教委規程第2号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの規程の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(令和5年3月28日教育委員会訓令第3号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。